문서를 정확히 전달하는 기능뿐 아니라 내용을 증명할 필요가 있는 경우에 사용한다.
예컨대, 방문판매법상 청약 철회는 계약한 날로부터 14일 이내에 서면으로 철회 의사를 알려야 하는데 일반 우편으로는 도중에 유실되거나 사업자가 받은 사실을 부인할 수도 있다.
등기우편·배달증명은 안전한 도달은 보장하나 무엇을 보냈는지는 증거하지 못한다.
극단적으로 사업자가 철회서가 아닌 엉뚱한 서면을 받았다고 거짓 주장할 수도 있다.

신청서·통지서와 같이 확실한 도달이 목적인 경우에는 굳이 내용증명이 필요 없다.
내용증명은 향후 상대방과의 다툼에 대비한다는 것이 본질이다. 가장 대표적인 경우는 충동 구매 후 청약 철회를 요구할 때다.

또 상대방에게 계약 해지 또는 손해 배상을 요구하거나 자신의 입장을 확고히 밝힐 때도 유용하다.
내용증명은 입증 기능 외 부수적 효과도 있다. 사건을 공개적으로 거론함으로써 의외의 해결을 보기도 한다. 방문 판매의 경우 영업사원은 수당이 예시하면 <표>와 같다. 줄어드는 문제 등으로 자기선에서 해결하려고 시간을 지연하는데 내용증명을 보내면 회사 차원에서 문제가 해결되는 수도 있다.
또 상대방에게 심리적 부담을 주는 효과도 얻는다. 자신의 확고한 의지를 전달해 사건을 적당히 얼버무리려는 기도를 방지하는 효과도 기대된다.

① 내용증명 편지를 A4 용지에 작성(원본) 후 2부를 복사(등본)해 발신인에 날인한다. 편지가 2매
이상인 경우 반드시 계인(간인)을 해야 한다.

② 우체국에 제출하고 내용증명으로 발송해 주도록 요청한다.

③ 우체국에서 원본과 등본 2통의 동일 여부를 확인 후 3통 상호간에
통신일부인(通信日附印)으로 계인한다.

④ 원본을 우체국 직원이 보는 앞에서 봉투에 넣고 봉함하여 제출하면 원본은 수신인에게 발송하고
등본 1통은 발신인에게, 나머지 1통은 우체국에서 보관한다.